1. Qué contratas
La Matriz SAS (el Proveedor) le otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva e intransferible para operar Adminia en la nube, que el Proveedor solo puede terminar por incumplimiento grave del Cliente, con el aviso del numeral 4 de los Términos de Uso. Es una licencia de uso de software como servicio, no una venta.
2. Pago
El servicio se factura y presta por periodos pagados con anticipación. Las fechas de pago, la gracia antes de suspender, la renovación, la cancelación y las devoluciones se rigen por los Términos de Suscripción y Pago de Adminia: una sola regla, en un solo lugar.
3. Nivel de servicio
Adminia se presta "tal cual". Operamos con máxima diligencia para mantener alta la disponibilidad, pero no garantizamos un 100% sin caídas.
Fallas de terceros:
Por los proveedores que La Matriz SAS escoge (infraestructura, inteligencia artificial) responde como por sí misma; si el Cliente contrata como empresa, dentro del límite del numeral 5. No responde por los terceros que no controla: la DIAN y demás entidades, el banco o la pasarela de pagos del Cliente, el vencimiento del certificado de firma del Cliente, ni la falta de luz o de internet en su sede.
4. Datos: quién responde por qué
El Cliente es el Responsable de los datos personales que ingresa a la plataforma, y La Matriz SAS es su Encargado: los trata por cuenta del Cliente, separados por empresa, con estas reglas (Ley 1581 de 2012, art. 18; Decreto 1377 de 2013, art. 25).
4.1 Qué nos encargas.
El Cliente le encarga a La Matriz SAS tratar esos datos solo para prestarle el servicio de Adminia: guardarlos, organizarlos, calcular, generar documentos y mostrárselos a los usuarios que el Cliente autorice. No los usamos para fines propios ni los vendemos.
4.2 Lo que declara el Cliente.
Que tiene la autorización de los titulares para tratar sus datos y para entregarlos a un encargado, incluida la autorización expresa para los datos sensibles (como la salud o la afiliación sindical) y la del representante legal de los menores de edad cuyos datos cargue (Ley 1581, arts. 5, 6 y 7). Si no la tiene, responde él.
4.3 Nuestras obligaciones como encargado.
Proteger los datos con medidas de seguridad; dar acceso solo a quien lo necesita; guardar reserva aun después de terminar; ayudar al Cliente a contestar las consultas y reclamos de los titulares y aplicar las correcciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su instrucción; avisarle al Cliente un incidente de seguridad que afecte sus datos dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a confirmarlo, con lo que sabemos y lo que estamos haciendo; y reportarlo nosotros mismos a la Superintendencia de Industria y Comercio, como encargados, cuando la ley lo exige (Ley 1581, art. 18 lit. k). Nuestro reporte no reemplaza el del Cliente como responsable (art. 17 lit. n): le entregamos lo que necesite para hacerlo.
4.4 Quiénes más los tratan y dónde.
El Cliente autoriza a los proveedores que nombra la Política de Tratamiento de Datos, con el país donde tratan los datos. Varios están fuera de Colombia, sobre todo en Estados Unidos, y el Cliente autoriza esa transmisión internacional: cada proveedor trata los datos por cuenta nuestra, bajo un contrato que le exige nuestras mismas reglas de seguridad y confidencialidad. Un proveedor nuevo se avisa con quince (15) días de anticipación; si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar sin costo. Respondemos por ellos como por nosotros mismos.
4.5 Al terminar.
Le entregamos al Cliente sus datos cuando los pida y, a los noventa (90) días de terminado el contrato, los borramos, salvo lo que la ley obliga a conservar, que queda bloqueado y solo se usa para cumplirla.
4.6 Revisión.
El Cliente puede pedir, una vez al año y con aviso de quince (15) días, la evidencia de estas medidas.
4.7 Documentos con dos partes.
Cuando el Cliente registra un documento en el que también es parte otro cliente de Adminia (una factura entre los dos), el Cliente nos instruye para que ese otro cliente lo vea como sugerencia, que solo entra a sus registros si lo acepta. Solo se comparte lo que figura en el documento.
5. Límite de responsabilidad
Si el Cliente es consumidor (contrata para sí, o para un negocio que no es parte de su actividad principal; Ley 1480 de 2011, art. 5), La Matriz SAS responde como manda el Estatuto del Consumidor y ningún tope ni exclusión de este acuerdo le aplica.
Si el Cliente contrata como empresa, salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de La Matriz SAS por daños derivados del servicio no supera lo pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho o el equivalente a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, lo que sea mayor, y no cubre lucro cesante ni daños indirectos. Las sanciones e intereses que imponga una entidad por una declaración son del contribuyente, que la revisa y la presenta, salvo que vengan de un error nuestro con dolo o culpa grave.
Ninguna exclusión de este acuerdo aplica si hay dolo o culpa grave de La Matriz SAS.
6. Propiedad
Del Cliente: sus datos.
Los registros que el Cliente ingresa son suyos. Durante el contrato y después de terminarlo, La Matriz SAS le entrega una exportación de sus datos cuando la pida, esté o no al día en pagos.
Del Proveedor: el software.
La arquitectura, el diseño y el código de Adminia son obra de La Matriz SAS, que también usa su nombre y su logo. El contrato es de uso: no transfiere la autoría ni el derecho a usar ese nombre o ese logo.
7. Cancelación y reembolsos
El Cliente puede cancelar cuando quiera, sin penalidad. Sus datos siguen disponibles para exportar y se borran como dice el numeral 4.5.
Las devoluciones se rigen por los Términos de Suscripción y Pago de Adminia.
8. Duración, terminación y avisos
Duración y terminación.
Este acuerdo dura mientras el Cliente tenga una cuenta. El Cliente lo termina cuando quiera (numeral 7). El Proveedor solo lo termina por incumplimiento grave del Cliente, con el aviso de los Términos de Uso, o dejando de prestar Adminia con un aviso de noventa (90) días; en ambos casos el Cliente se lleva sus datos.
Cesión.
El Proveedor puede ceder este acuerdo a una sociedad de su grupo, avisándole al Cliente, que podrá terminar sin costo.
Avisos.
Los avisos se envían al correo registrado del representante del Cliente y a su bandeja en la plataforma.
Qué manda.
Si dos documentos dicen cosas distintas: en precios y pagos, los Términos de Suscripción; en datos personales, este acuerdo y la Política de Tratamiento de Datos; en lo demás, este acuerdo sobre los Términos de Uso.
9. Ley y reclamos
Rige la ley colombiana. Un reclamo se radica primero en lamatrizsas.com/solicitudes (o se escribe a lamatrizsas@gmail.com) y se responde en quince (15) días hábiles. Si el Cliente es consumidor, puede acudir en cualquier momento a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces de su domicilio. Entre empresas, se intenta primero la conciliación en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá y, si no hay acuerdo, deciden los jueces de Bogotá.
10. Condiciones específicas de Adminia
La firma electrónica de los papeles
El Cliente acepta que la firma electrónica de Adminia es el método acordado para firmar a su nombre los papeles que Adminia ofrezca firmar. La ley la acepta en lugar de la firma a mano cuando el método es confiable (Ley 527 de 1999, art. 7), y este acuerdo deja escrito el método (Decreto 1074 de 2015, arts. 2.2.2.47.3 y 2.2.2.47.7). Firma quien lo represente en Adminia: entra con su cuenta de La Matriz y, antes de firmar, confirma que es ella con su llave de acceso (la huella, la cara o el bloqueo de su celular o computador), con su cuenta de Google o con un código que le llega al correo; cualquiera de los tres sirve: quien entre a su correo puede firmar por ella. Salvo prueba en contrario, lo que firma así lo firma el Cliente. El Cliente responde porque quien firma por él cuide su cuenta, su correo y su dispositivo y no los preste, y porque avise sin demora a La Matriz, por lamatrizsas.com/solicitudes, y a quien haya recibido papeles firmados si los pierde o cree que alguien más los usó (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.47.6). Esto no libera a La Matriz de responder por las fallas de seguridad de su propio sistema. De cada firma, Adminia guarda en su bitácora, a la que el programa solo agrega, la cuenta que firmó, en qué calidad, cuándo, desde qué dirección de internet y un resumen de los datos del papel (su huella). Si esos datos cambian, la firma deja de constar. El papel firmado lleva un código QR que abre una página de adminia.co, sin cuenta, con la copia de lo que se firmó y de quién lo firmó, tal como quedó ese día, aunque después cambien los datos o quien tenga el rol. El Cliente, como responsable de los datos de su gente, autoriza que la página del QR muestre a quien tenga el enlace lo mismo que dice el papel, y responde porque el titular lo sepa. Esa página funciona mientras Adminia preste el servicio y los datos del Cliente estén en ella; después del borrado no se pueden verificar en adminia.co, así que el Cliente conserva sus papeles firmados. La firma solo consta en adminia.co; una página en otra dirección no es de Adminia. Esta firma no es una firma digital con certificado de una entidad de certificación, la hora es la de nuestros servidores y no una certificada por un tercero, y Adminia no da fe pública. Si la ley o quien recibe el papel exige firma digital certificada, firma autenticada o firma a mano, ese papel se firma por ese medio.